今こそ経理業務をデジタル化せよ！メリットや導入ツールを紹介！
テレワークの推進や労働人口の減少により、年々経理業務をデジタル化する必要性が高まってきています。
そこで今回は、経理業務のデジタル化によって得られるメリットや導入ツールについて詳しく解説します。
これからますます重要になるデジタル化について知識をつけて、より効率的でスムーズな経理業務を目指していきましょう。
経理業務のデジタル化によるメリット
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① コスト削減
経理業務をデジタル化すれば、データのやり取りのみで経理業務が完結します。
わざわざ紙を使用する必要がなくなるうえに、書類の送付に使っていた切手代などの印紙代、コピー機のレンタル代など、多くの費用を節約できるでしょう。
また、保管すべき書類が多く、わざわざ保管場所を借りている場合は、デジタル化すれば書類の保管にかかるコストも削減可能です。
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② 業務効率化
デジタル化すれば、専用の計算シートやシステムに数字や取引を入力するだけで、自動で計算や書類の作成が完了します。
また、データをクラウド型システムなどに保存しておけば、外出先や自宅からでも経理書類の確認が可能です。
担当者は、いつでもどこでも素早く正確な業務を遂行できるようになり、確認待ちや処理ミスによる修正作業といった非効率的な対応が削減できます。
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③ 情報漏洩リスクの軽減
経理では、取引先の情報や自社の財政状況など多くの機密情報を日常的に取り扱いますが、情報を紙で保管しておくと、紛失や持ち出しなどによる漏洩のリスクに晒されてしまいます。
一方、セキュリティ対策をしっかり講じたうえでデジタル化すれば、紙媒体で保管する場合に比べて紛失や盗難のリスクが軽減されます。
ただし、外部からのサイバー攻撃などで情報が漏洩することがないよう、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。
経理業務をデジタル化できる人気の導入ツール
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① チャットツール
チャットツールは、データのやり取りやタスク管理を行うときに役立つツールです。
書類などの送付をチャットツールで行えば過去のやり取りが検索しやすくなり、タスクの締め切りを設定すればリマインダーとして活用できます。
連絡方法をメールからチャットツールに変更するだけなので、導入時の負担や混乱も生じにくいでしょう。
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② クラウド会計ソフト
クラウド会計ソフトは、パソコンにインストールして使用するソフトではなく、WEB上で使用するソフトで、銀行口座、クレジットカード、ECサイトなどと連携することでそれぞれのデータを会計ソフトへ自動で取り込み仕訳を推定してくれるため、帳簿入力作業を半自動化してくれるようなツールです。
年末調整や申告書などに対応しているものも多く、経理の負担を大幅に減らしてくれます。
IDとパスワードさえあれば、テレワークでも会計業務が行える点も大きなメリットです。
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➂ 経費精算システム
経費精算システムは、従業員が立て替えた経費をクラウドシステムで申請してもらい、精算するツールです。
従業員は外出先から手軽に経費精算ができるようになるうえに、区間ごとの交通費の計算が自動で行えることから申請金額のミスも低減できます。
近年はICカードと連動しているものや会計ソフトとの連携機能があるものなど、業務効率を劇的に改善してくれるシステムが増えてきています。
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④ クラウド請求書発行システム
クラウド請求書発行システムは、請求書の発行や送付、入金消し込みなどを自動で行ってくれるシステムです。
請求業務は経理にとって負担が大きい業務になっていることが珍しくなく、自動化することで大幅な作業およびミスをしてはならないという心理的な負担軽減につながります。
会計ソフトと連携できるものも多く、請求から会計まですべて自動化できるようになる点がメリットです。
まとめ
以上、経理業務をデジタル化によるメリットや導入ツールについて紹介いたしました。
テレワークの推進や労働人口の減少、環境保護の観点から、経理業務のデジタル化に注目が集まっています。
また、経理をデジタル化すれば、コストの削減や業務の効率化、属人化リスクの回避やコア業務への集中などといった多くのメリットが得られます。経理のデジタル化を検討してみましょう。
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