佐賀市内を中心に佐賀で経理代行・記帳代行等のアウトソーシングのご相談は

社内でも重要なポストである経理担当者が突然退職してしまったら、どのような点に注意するべきでしょうか。引継ぎの際のポイントなどについても知っておきたいところです。

経理の業務を把握

経理の業務は多岐に渡るため、まずは引き継ぐべき事項を把握することが大切です。日単位・月単位・年単位で行う経理の業務を洗い出し、経理が担当する主な業務を確認しましょう。

日次業務

・領収書の整理

・会計帳簿の入力

・現金、預金の入出金管理

・従業員立替経費、仮払金の清算・管理

月次業務

・請求書の作成、郵送

・支払業務

・給与計算

・試算表作成

年次業務

・賞与の計算、支払

・年末調整

・棚卸

・決算作業

・各税金の申告、納付(法人税、消費税、固定資産税、源泉所得税他)

その他

・入退職の手続き

・休職や介護、看護休暇、育児休暇などの手続き

手続きや税金の納付には期限がある為、きちんとスケジュール管理を行う事が大切です。

引継ぎポイント

• マニュアル作成

短期間で経理全ての業務を引き継ぐことは困難なため、退職者は引き継ぎに漏れがないようマニュアルを作成しておくことが重要です。既に作成されたマニュアルがある場合は「業務の実態に即しているか」「更新・導入したシステムに対応しているか」など刷新する箇所がないかをチェックし、必要に応じてブラッシュアップを図るようにしましょう。例えば・・・

「請求」「支払」に関しては、「いつのタイミング？」「どこへ？」「どうやって作成する？」

「給与計算」に関しては、「どうやって計算する？」「何を使って？」

「入退職の手続き」については、「何の書類が必要？」「どこへ提出？」　などです。

また、後任者が混乱することなく資料やデータを探せるよう、フォルダやファイル、データベースの情報を整理しておくことも大切です。

ログインデータやパスワードなどのセキュリティ管理

経理担当者だけが知っている情報として、金融機関へのログインIDやパスワードといった、セキュリティに関するデータの管理も挙げられます。

経理担当が退職した後には、情報漏洩を防ぐためにログイン情報やパスワードを更新する必要があるでしょう。

この時に、どの情報を更新すればよいのか把握していないと更新漏れが起きたり、最悪の場合、経理担当しか情報を知らず、ログイン自体できなくなったりしてしまうケースも考えられます。

• 経験者の採用

退職の申し出は就業規則によって定められており企業によって異なりますが、法的には退職の2週間前までに申し出れば認められることになります。

このような場合、時間がなく引継ぎが不十分なまま前任者が退職されたり、全く引継ぎができないまま・・・という事も珍しくありません。

先程のマニュアルに加え、経験者を採用することで、短期間で引継ぎをすることができるかもしれません。

• 経理代行サービスへの依頼

依頼内容として「帳簿入力」「領収書整理」や「給与計算」「試算表作成」「年末調整業務」などがあります。税理士事務所や会計事務所が代行してくれるので、より信頼して依頼することができます。他にも、経理を兼務している場合には本来の業務に集中できるようになったり、コスト削減やミス・不正の防止などのメリットがあります。

まとめ

ここまで、経理の業務内容・引継ぎのポイントについてご紹介させていただきました。

今回ご紹介した内容を押さえたうえで、自社に適した方法を模索していきましょう。