【1人経理】経理が1人しかいない中小企業に起こり得る予想外のリスク
中小企業を経営する皆様、日々の経理業務はどのように体制を組んでいますか？
多くの中小企業では、「1人経理」体制で日常業務をまかなっているのが現状です。
「なんとか回っているから大丈夫」と思っていても、突然の退職や病気、ミスの発覚といった”予想外のリスク”が潜んでいることは、あまり意識されていないかもしれません。
この記事では、「1人経理」体制における想定外のリスクを明らかにし、今から取れる対策についても具体的にご紹介します。
この記事を読むことで、自社の経理体制を見直し、より安心・安全な経営基盤を築く一助となるでしょう。
特に、「経理担当者が1人しかいない」「引き継ぎの準備ができていない」「属人化が進んでいる」中小企業の経営者やバックオフィス担当者は、ぜひ最後までお読みください。
【1人経理】とは？中小企業でよく見られる経理体制
1人経理の実態
中小企業の多くでは、経理担当者が1名だけというケースが珍しくありません。
この1人経理は、日次仕訳から給与計算、年末調整、確定申告資料の作成まで、すべての業務を一人で担っている場合が多く、担当者のスキルに依存した属人化が進んでいます。
経理1人のメリットと限界
1人で全てをこなせるため、情報の一元化や業務のスピード感がある反面、引き継ぎが困難で、担当者不在時には業務が完全に止まるリスクを抱えています。
【1人経理】体制で起こり得る5つの予想外のリスク
1. 担当者の急な退職・病気による業務停止リスク
最も深刻なリスクは、「急な退職」や「長期休職」です。
1人経理では業務の属人化が進んでいるため、担当者が不在になると経理業務が完全にストップします。
例えば、月末の支払い処理や給与計算など、1日遅れるだけでも信用問題に発展するような業務が滞ります。
特に社会保険料や税金の納付遅延は、延滞金や行政指導のリスクも伴います。
2. 業務の属人化によるブラックボックス化
「経理書類の保存場所が分からない」「パスワードが共有されていない」「ルールが口頭でしか伝わっていない」など、すべてが1人の頭の中にある状態では、他の社員が対応するのはほぼ不可能です。
ブラックボックス化が進むと、経営者自身も実態を把握できなくなり、不正の温床にもなりかねません。
3. ヒューマンエラーによる重大なミスの発生
仕訳ミスや金額入力ミス、請求漏れなど、どれだけ経験豊富な経理でもヒューマンエラーのリスクはゼロではありません。
1人経理ではダブルチェック体制がないため、ミスがそのまま通過してしまう可能性が高まります。結果として、税務調査での指摘や、取引先との信頼関係の崩壊にまで発展するケースもあります。
4. 経理業務の遅延による経営判断の遅れ
日々の経理業務が回っているように見えても、月次決算や資金繰り表の作成に手が回らないケースは多く見られます。
数字が見えなければ、利益率やキャッシュフローを正確に把握することができず、タイムリーな経営判断が難しくなります。資金繰り悪化や不採算部門の放置など、経営上の致命的な遅れにつながります。
5. セキュリティリスクの集中と漏洩リスク
1人経理の場合、経理データ・取引先情報・パスワードなどが集中管理されるため、万が一情報が漏れた際の被害が甚大です。
特にパソコンの盗難やウイルス感染、フィッシング詐欺による情報流出は、取引停止や損害賠償請求など、企業存続に関わる問題に発展する可能性があります。
【1人経理】のリスクを軽減する4つの対策
1. 業務マニュアルの整備
属人化を防ぐためには、「誰でも見ればできる」業務マニュアルの整備が必要です。
仕訳ルール、帳票フォーマット、支払いスケジュールなどをドキュメント化し、クラウド上で共有することで、緊急時の引き継ぎが可能になります。
2. 定期的な業務の棚卸と業務フローの可視化
経理業務を洗い出し、どの業務が重複しているのか、非効率なのかを可視化しましょう。
例えば、請求書の発行から送付、入金確認、消込処理までを1人が行っている場合、ツールの導入で自動化が可能かもしれません。
業務を整理することで、属人化の解消とともに、業務負担の軽減も実現できます。
3. クラウド会計ソフトの導入
クラウド型の会計システムを導入すれば、経理担当者が不在でも他の社員や税理士がログインして業務を代行することが可能になります。
また、リアルタイムでデータを共有できるため、経営者自身が数字を把握しやすくなります。
freee、マネーフォワード、弥生など、中小企業向けのツールが豊富に揃っており、セキュリティ対策も万全です。
4. 一部業務のアウトソーシング
会計ソフトの記帳や給与計算、年末調整など、負担の大きい業務は税理士事務所や専門業者に外注することで、1人経理のリスクを分散できます。
例えば、記帳代行を依頼すれば、日々の入力作業に追われる時間が大幅に減り、経理担当者は数字の分析や管理業務に集中できます。
まとめ
「1人経理」は多くの中小企業で一般的な体制ですが、その裏には属人化・ヒューマンエラー・業務停止リスク・セキュリティ問題など、さまざまなリスクが潜んでいます。
リスクを回避するためには、業務マニュアルの整備、業務の見える化、クラウドツールの活用、そしてアウトソーシングの検討といった対策が有効です。
弊社では、経理業務の見直しやアウトソーシングの導入に関する無料相談を実施しています。
「この体制で大丈夫かな？」と不安を感じた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
中小企業の安定経営のために、経理体制の見直しは今すぐ取り組むべき課題です。
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