【人事必見】入退社時の住民税の手続きポイントまとめ
中小企業の人事・労務担当者の皆さま、入退社が発生した際に行う「住民税」の手続き、正確に把握できていますか？
「給与天引きは止めるべき？」「新入社員の住民税はどうする？」「自治体への書類提出って必要？」など、住民税は所得税とは違った独自のルールが多く、間違えやすいポイントでもあります。
本記事では、入社・退社時の住民税手続きに関する基本的なルールや注意点、実務の流れをわかりやすく解説します。
この記事を読むことで、手続きの漏れや誤りを防ぎ、スムーズに住民税対応ができるようになります。
特に、人事労務を兼任している経理担当者や、少人数体制でバックオフィスを回している中小企業のご担当者さまは、ぜひ最後までご覧ください。
入退社時の住民税手続きが重要な理由
住民税は「前年の所得」に対して課税される
住民税は、前年1月〜12月の所得に対して、翌年6月から翌年5月までの1年間で課税・徴収される「後払い方式」です。
つまり、たとえ社員が退職しても、その社員の住民税の支払い義務は翌年5月まで残ることになります。
この制度上の特性が、入退社時の手続きを複雑にさせる要因です。
【退職時】住民税の対応と手続き方法
特別徴収と普通徴収の違い
住民税の徴収方法は大きく分けて2つあります。
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 特別徴収 | 会社が給与から住民税を天引きして納付する方法 |
| 普通徴収 | 本人が自分で納付書を使って支払う方法 |
退職者が在籍中は「特別徴収」、退職後は「普通徴収」に切り替わるのが一般的です。
退職時に選べる2つの対応パターン
パターン①：一括徴収（退職月の給与で残り全額を徴収）
可能な場合は、退職月の給与・賞与から翌年5月分までの住民税を一括で徴収する方法です。
この方法は、退職後の手続きを簡素化できるため、多くの企業で採用されています。
ただし、退職月の給与額が少ないと、全額控除が難しいケースもあります。
パターン②：普通徴収に切り替えて本人納付
退職時に残りの住民税額を一括で控除できない場合、本人が各自治体から届く納付書を使って自分で納付する「普通徴収」方式に切り替える必要があります。
そのためには、必ず次の書類を提出します。
提出が必要な書類：住民税の異動届出書（給与支払報告・異動届出書）
退職者が出た場合は、退職後10日以内に各自治体へ**「給与支払報告・異動届出書」**を提出する義務があります。
この書類は、退職者の住民税徴収方法を自治体に通知するためのものであり、提出を怠ると次のようなトラブルが起こることも。
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本人に納付書が届かない
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滞納扱いとなり延滞金が発生
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自治体から企業へ督促が来る可能性も
「退職者が住民税を払っていない」と言われないためにも、異動届の提出は必須です。
【入社時】住民税の対応と注意点
新入社員の住民税は誰が払うの？
新入社員が中途入社した場合、前年の所得があれば、既に住民税の課税が確定している可能性があります。
その場合、本人がそれまで勤めていた会社で住民税を「特別徴収」されていたのであれば、前職の会社から発行された「住民税の異動通知書（転職先会社宛）」を元に、引き続き特別徴収が可能です。
もし通知書が届かない場合、または本人が普通徴収に切り替えていた場合は、次のような対応になります。
新入社員が持参すべき情報
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前職からの住民税異動通知書（あれば）
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前年度の住民税通知書（本人が保管している場合）
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住民税の納付状況（未納がある場合は要確認）
この情報を元に、会社が特別徴収を引き継ぐか、本人に普通徴収で支払ってもらうかを判断する必要があります。
入退社時の住民税対応フローまとめ【人事向けチェックリスト】
▼退職時チェックリスト
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退職者の住民税残額を確認
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給与での一括徴収可否を判断
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普通徴収への切替が必要な場合は「異動届出書」を作成
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退職後10日以内に自治体へ異動届出書を提出
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控えは社内で保存し、トラブルに備える
▼入社時チェックリスト
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前職の住民税の支払い状況を確認
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特別徴収継続か普通徴収かを判断
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前職からの異動通知書があるか確認
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必要があれば、本人に納付書で支払いを依頼
まとめ
住民税は、入社・退社という節目ごとに重要な対応が求められる手続きです。
「前年所得に対して課税される」「会社が代理で納付している」などの特徴から、正しいフローと自治体対応を理解しておかないと、思わぬトラブルに発展します。
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退職時は、残額を給与から一括徴収または普通徴収に切り替え
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入社時は、前職の住民税の状況を確認して対応
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どちらの場合も、異動届出書の提出は必須
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自治体ごとに様式や手続きが異なるため、事前に確認を徹底
「小規模体制でミスが怖い」「人事総務の業務を効率化したい」とお考えの方は、ぜひご相談ください。
正しく・早く・漏れなく対応することが、トラブル防止の第一歩です！
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